- 將常利用到的信件格式儲存下來，建立信件的樣式範本（如：客戶開發信件、會議通知、工作週報等），等到下次需書寫同性質的信函時，即可快速取用。
- 於左側功能選單中，點選［寫信］進入編輯信件的頁面。
- 在寫信的頁面中，開始編輯信件範本：包含文字格式之相關設定、底圖、附檔、標題等。完成編輯後，Mail2000 提供兩種方式存入範本，直接點選畫面左下方的［另存新範本］，將編輯的信件內容儲存成範本。
- 系統將跳出「另存新範本」的視窗，於此視窗中輸入範本名稱，再點選〔儲存〕即完成新增信件範本的動作。
- 完成儲存的範本檔案，會列於寫信畫面的右側，只需點選範本標題，即能快速檢閱並取用信件範本。
- 若需修改範本內容，請先載入範本，完成修改後，點選下方［存入範本］儲存更新的範本內容。