進入寫信頁面
於左側功能選單中，點選「寫信」進入編輯信件的頁面或點選「另開新視窗」按鈕開始寫信。
| 點擊寫信按鈕 | 點擊另開新視窗 |
如何撰寫信件
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收件人相關問題
收件人自動填寫功能
若收件人已存在通訊錄之中，系統提供自動完成的功能，直接點選建議的聯絡人項目即可完成輸入。自動完成有兩種比對機制，由管理者選擇合適的設定：
- 字首比對(prefix-match)自動完成
- 部分比對(partial-match)自動完成
- 或點選〔收件人(T)〕、〔副本(C)〕按鈕，進入通訊錄直接勾選，並於勾選完畢後點選〔加入收件人〕或〔加入副本〕完成加入動作。
- 或點選〔收件人(T)〕、〔副本(C)〕按鈕，進入通訊錄直接勾選，並於勾選完畢後點選〔加入收件人〕或〔加入副本〕完成加入動作。
填寫密件收件人
欲加入密件收件人，請點選［密件］新增密件收件人欄位。
快速移動收件人標籤
欲修改收件人的收件屬性（例：將原本列為收件人者改為密件收件人），請將游標移至該收件人姓名，按住滑鼠左鍵後移動滑鼠，即可將該收件人拖曳至副本、密件或排除區域，如欲移除收件人請點選收件人姓名右方刪除按鈕。
檢查收件人
例如當您在收件人欄位輸入"user"，但通訊錄中名稱為"user" 的聯絡人不只一個，那麼「檢查」功能將協助列出所有名稱為" user"的聯絡人，供您檢查並選取正確的聯絡人。
智慧判斷防誤植收件人
Mail2000 系統可根據過去您所寄送的收件人組合，幫您智慧判斷此次收件人組合是否有異常，防止您誤植錯誤的收件人。此功能僅提示作用，並不會影響寄信。
另外，收件人需3人以上才會觸發此功能。
您也可以在[個人設定]>[使用環境]>[撰寫]> 收件人推薦及誤植提示 選項中關閉此功能。
智慧推薦收件人
Mail2000 系統可根據過去您所寄送的收件人組合，推薦收件人清單給您，讓您可快速選取收件人省去輸入的麻煩。
此功能僅提示作用，並不會影響寄信。另外，收件人需3人以上才會觸發此功能。
如果您不想看到收件人推薦清單，可點選清單上方的 "關閉收件人建議"，選單就會收合於右側，再次點選才會開啟。
您也可以在[個人設定]>[使用環境]>[撰寫]> 收件人推薦及誤植提示 選項中關閉此功能。
附加檔案
選擇是否附加檔案於信件中。您可選擇從本機電腦中上傳檔案或從「雲端硬碟」中附加檔案。
傳送
完成編輯信件及相關設定後，點選［傳送］即可寄出。
其他選項
| 寄信選項 | 提供多種選項供您設定信件型態。您可以選擇使用純文字或 HTML 編輯信件；決定寄出時是否儲存備份郵件、寄出後刪除草稿、可追蹤遞送狀態、列為重要信件、要求簽收；或設定該信件為預約寄信。 注意：將信件列為「重要」，該信件的收件人將於信件列表中看到驚嘆號 的符號。 |
| 在新視窗寫信 | 點選 |
| 預約寄信 | 預約寄信的功能方便您可在指定時間，寄出您事前編輯好的信件給指定收件人。 |
| 信件範本 | 將常利用到的信件格式儲存下來，建立信件的樣式範本（如：客戶開發信件、會議通知、工作週報等），等到下次需書寫同性質的信函時，即可快速取用。 |
| 更多 | 「信件還原」：將已編輯過的信件還原成尚未編輯前的狀態。 「個人化設定」：設定編輯信件時，頁面欲顯示的功能。 「編碼」：Mail2000提供多國編碼系統，提供多國編碼切換。 |
| 儲存草稿 | 將尚未完成的信件儲存為草稿。 |
| 預覽 | 寄信前檢視編輯完成的信件。 使用者使用信件預覽功能或是管理者設定「送信前強制預覽」時，若收件人包含密件副本，則在信件預覽畫面就會顯示密件副本（Bcc）資訊，並會提示訊息「密件僅供預覽，收件人不會看到此資訊」。 |
| 返回 | 返回前一頁面。 |
| 另存新範本 | 將尚未完成的信件另存為新範本。 |
| 另存新草稿 | 將尚未完成的信件另存為新草稿。 |