步驟一、確認 Exchange 伺服器是否有開啟應用程式密碼功能
由於目前 Microsoft 365 已關閉基本帳號密碼驗證，僅能使用 OAuth 驗證帳戶，故 Microsoft 365 帳號目前並不支援加入 Mail2000 外部信相功能，詳細說明可參考：Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
如您要收取自建 Exchange 伺服器郵件，則需先向公司郵件伺服器管理者洽詢是否有開啟應用程式密碼功能。
步驟二、產生 Microsoft 應用程式密碼
Mail2000 外部信箱功能尚未支援 Microsoft 雙步驟驗證，必須改用 Microsoft 應用程式密碼登入，啟用步驟參考 Microsoft 官網說明管理 App 密碼進行雙步驟驗證 - Microsoft 支援服務，如下：
- 前往您的 Microsft 帳戶。
- 選取 [安全性] 並移至 [應用程式密碼]。
- 選擇 [建立新的應用程式密碼] 即會產生 16 位數代碼。
- 輕觸 [完成]。
步驟三、新增外部帳號
- 開啟 Mail2000 並進入 「信箱服務」> 「外部信建」頁面
- 於收信功能設定中填寫
- 帳號：您的 Microsoft 帳號
- 密碼：於步驟二產生的 16 位 Microsoft 應用程式密碼
- 郵件伺服器：Exchange POP3 網域名稱
- POP3 設定詳細請參考 Google 官網說明：POP、IMAP 和 SMTP 設定 - Microsoft 支援服務
- 勾選 SSL 加密連線選項
- 點選「確定」
外部信箱功能可參考：1.6 如何設定接收外部郵件？