以下解釋如何使用「進階查詢」。
日期範圍與排序
時區
輸入搜尋關鍵字後，設定欲查詢的日期範圍，便可縮小查詢範圍。如果查詢條件不含關鍵字，只有選擇日期範圍，則會將該日期範圍所有備份郵件列出。若管理者有開啟時區查詢，則管理者與使用者的查詢頁面會有多時區的下拉式選單，畫面如下：
此功能可避免因時區因素導致無法查詢到正確的信件，例如使用者在美國，但是郵件歸檔系統在台灣，若開啟此功能，則使用者可設定美國的時區來查詢信件，無須自行轉換成台灣的時間後才能查詢到正確的信件。
搜尋結果的郵件會根據時區而抓取出來，日期也會根據時區來顯示。
日期範圍
選擇某單一特定日期，即能幫使用者輸入原本之年、月、日等日期資料。管理者可設定預設查詢的時間範圍(詳細說明請參考7.2.12 查詢相關設定)，操作步驟如下：
- 將滑鼠移至起始的日期 2021 年 1 月 1 日。
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點選後，系統將起始時間設定為 2021 年 1 月 1 日，並呈現在欄位中。
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將滑鼠移到終點的日期。將滑鼠移至 1 月 15 日，畫面會顯示淡藍色框，選取 1 月 1 日到 1 月 15 日範圍。
-
用滑鼠點擊想被設定為終點的日期，完成設定。
選擇某特定週，即能幫使用者輸入該週起始、結束日之日期資料。點選左側三角形，全選此週日期範圍。
選擇某特定月，即能幫使用者輸入該月起始、結束日之日期資料。選擇月份後點選月份左側三角形，全選此月日期範圍。
選擇某特定年，即能幫使用者輸入該年起始、結束日之日期資料。選擇年份點選年份，全選此年日期範圍。
呈現
查詢結果呈現方式，可分為下列兩種：
A. 優先呈現：
- 系統會將部分的查詢結果優先呈現於搜尋頁面，再依序呈現剩餘的結果。
- 系統預設為優先呈現，但會記憶上一次使用者使用的條件。
- 在優先呈現模式下，使用者無法設定排序方式。
B. 完整呈現
- 系統會將查詢結果一次完整的呈現於搜尋頁面。
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完整呈現可依多種欄位進行排序，例如符合程度、寄件人、標題、時間、郵件大小等，詳細說明如下：
排序項目 說明 標題從 A 到 Z 依照標題排序，A 到 Z 標題從 Z 到 A 同上，Z 到 A 寄件人從 A 到 Z 依照 RFC822 寄件人之電子郵件位址排序，A 到 Z
寄件人從 Z 到 A
同上，Z 到 A
日期從最新到最舊
依照郵件收發時間排序，較舊的會排在前面
日期從最舊到最新
同上，較新的會排在前面
郵件大小從最小到最大
依照郵件大小排序，較小的會排在前面
郵件大小從最大到最小
同上，較大的會排在前面
指定查詢條件
若該帳號已經有使用過進階檢索，則系統會記錄該帳號在此部分之前的條件設定。
郵件範圍
郵件範圍 |
說明 |
所有 |
查詢目前所屬權限內的所有郵件，如群組管理者可查詢該群組的相關郵件，組織管理者可查詢組織的所有郵件。 |
| 網域 | 限定「網域管理者」 選取後，顯示「指定網域」條件可指定網域查詢。 |
個人 |
只查詢操作人員自己的郵件。 |
郵件流向
| Enterprise Mode | |
| SaaS Mode |
adm@system 在 Enterprise 模式會顯示「郵件流向」選項，在 SaaS 模式下則不顯示郵件流向。
當網域管理者在 Enterprise 及 SaaS 模式，指定網域選擇全部網域時，則不顯示郵件流向。
當網域管理者在 Enterprise 及 SaaS 模式，指定網域選擇部分網域時，則顯示郵件流向。
郵件流向 |
說明 |
|---|---|
全部流向 |
指全部寄送郵件 |
內對內 |
指內部互寄郵件 |
內對外 |
指內部寄外部郵件 |
外對內 |
指外部寄內部郵件 |
郵件類型
郵件類型 |
說明 |
||
要求簽收 |
郵件為要求簽收的郵件 |
||
內含附檔 |
郵件含有附檔 |
||
重要郵件 |
郵件重要性為高 |
||
附檔辨識 |
辨識副檔名稱與附檔類型不符或未加副檔名的郵件附檔 |
||
附檔加密 |
附檔已加密之郵件，如：加密壓縮檔及加密Microsoft Office系列文件、PDF等 |
||
代理郵件 |
寄件者與帳號代理人（及前兩者的組織管理者、稽核人員、群組管理者、網域管理者）可查詢由代理人寄出的信件 |
||
未寄給主管 |
收件人未含有單位主管（所屬群組管理員或是所屬母群組管理員）的郵件 |
||
未寄給同仁 |
收件人未含有任何同仁（所屬網域的任何人）的郵件 |
||
加密 |
郵件為加密過的郵件 |
||
排除垃圾信 |
查詢結果可不顯示垃圾信件，此須經過設定後，該選項才會顯示在畫面上。 |
||
簽章 |
郵件含簽章 | ||
| 密件副本 |
適用於 MailBase V6 SP2 以後版本
網域開關
僅限 SOA, OA, Auditor, DA 權限使用 |
查詢伺服器範圍（需搭配分散式郵件歸檔模組）
MailBase 提供多伺服器架構，使用者可彈性選擇欲查詢的伺服器主機，並自行設定「進階查詢」 條件（查詢中控伺服器才會有此項目，其他角色的伺服器只能查詢該台機器備份的信件）。操作方式如下所說明：
僅查詢本機資料
系統預設。
查詢所有伺服器
若想查詢所有伺服器所歸檔的郵件，則可選擇＂查詢所有伺服器＂選項。
個別選取伺服器
若只想查詢其中某一台或是多台伺服器的歸檔信件，可選擇＂個別選取伺服器＂選項，並且選擇所要查詢的目標伺服器。
選擇使用關鍵字查詢（預設）或進階關鍵字查詢，並且可選擇是否使用模糊查詢或是簡繁全查，請參考 查詢字詞－關鍵字查詢 及 查詢字詞－進階關鍵字查詢 中說明。